Imagine a rotina de uma escola em que um documento precisa ser encaminhado para a Secretaria de Educação. Até a semana passada, era necessário imprimir, assinar, organizar, encaminhar e muitas vezes, aguardar o retorno para dar continuidade ao processo.
Com escolas espalhadas por diferentes regiões de Itanhaém, cada etapa significava tempo e deslocamento.
Mas agora, a Secretaria de Educação de Itanhaém está avançando na digitalização dos processos administrativos com a implantação do Programa Sem Papel, desenvolvido pelo GCASPP, que permite que documentos oficiais sejam produzidos, assinados, encaminhados e acompanhados de forma digital.
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Nesta semana, diretores e secretários das escolas municipais participaram de uma capacitação para aprender a utilizar o sistema e conhecer, na prática, os recursos que passam a fazer parte da rotina administrativa das unidades.
Além de substituir o papel pela tela, o programa muda a forma como os processos são realizados. Memorandos, ofícios e outros documentos que antes precisavam ser impressos em várias vias passam a tramitar digitalmente, reduzindo o consumo de papel e tinta e tornando os procedimentos mais rápidos e organizados.
Para quem está diariamente dentro da escola, a mudança pode fazer diferença justamente onde o tempo é precioso.
É o caso da diretora Fátima Brito, que destaca a importância da ferramenta para facilitar o trabalho da equipe. Como a unidade em que atua fica distante da Secretaria de Educação, a possibilidade de resolver processos de forma digital deve contribuir para reduzir deslocamentos e otimizar a rotina.
“É uma ferramenta que vai ajudar muito, principalmente porque nossa escola fica longe e temos uma rotina bastante corrida. Poder resolver essas questões de forma digital vai facilitar o nosso dia a dia”, destaca.
A implantação do Programa Sem Papel visa modernizar toda a administração pública, no qual a tecnologia passa a ser utilizada para simplificar processos, reduzir etapas e melhorar a comunicação entre todos os setores.
Na Educação, esse avanço ganha ainda mais significado porque libera profissionais de tarefas burocráticas que consomem tempo e permite que a equipe escolar concentre seus esforços no atendimento aos alunos, às famílias e à comunidade escolar.
Com os documentos digitalizados, também há ganhos relacionados à organização e ao acompanhamento dos processos, pois as informações ficam disponíveis no sistema, facilitando a localização dos documentos e dando mais praticidade para o funcionário.
A iniciativa também contribui para uma administração sustentável, pois ao diminuir a necessidade de impressão e circulação de documentos físicos, a natureza também ganha.
